HOME OFFICE ¿LLAVE PARA LA PRODUCTIVIDAD? ¿Te has preguntado alguna vez qué tan eficiente es el Home Office en las empresas? ¿Te has preguntado si realmente vale la pena tener colaboradores trabajando a distancia? Hoy en día, estas preguntas vienen constantemente a nuestra mente, cuando conocemos personas que están trabajando en Home Office.

HOME OFFICE ¿LA LLAVE PARA LA PRODUCTIVIDAD?

HOME OFFICE ¿LA LLAVE PARA LA PRODUCTIVIDAD?

¿Qué tan eficiente es el Home Office?

 Productividad en Home Office

¿Te has preguntado si realmente vale la pena hacer Home Office?

Hoy en día, estas preguntas son frecuentes, sobre todo cuando conocemos personas que están trabajando en Home Office.

En algunos casos, son varios meses sin presentarse en su oficina y, además, aprovechan estas circunstancias, viviendo en otras ciudades.

Algunos de los detonantes del Home Office son:

  • La tecnología y
  • La necesidad de mantener ambientes de trabajo sanos y libres de contaminación.

Platicando con algunos empresarios, me encuentro con diferentes experiencias en relación a Home Office:

  • Algunos de ellos, muy complacidos por los buenos resultados que han obtenido. Esto a consecuencia de la productividad, ambientes de trabajo sanos y una disminución de costos operativos, (renta, luz, teléfono, vehículos y comedores).
  • Por otro lado, hay empresas donde no ha sido satisfactorio. No han sido buenos los resultados en productividad y manejo de personal. Los ahorros obtenidos no compensan los resultados operativos de su departamentos.

FACTORES DE ÉXITO PARA HOME OFFICE

¿Cuáles son los factores que determinan el éxito del Home Office en las empresas?

Es importante comprender que no todos los puestos de trabajo son adecuados para Home Office, por ejemplo:

  • La persona que está al frente de un mostrador, en una tienda de refacciones automotrices. No se presta para manejarlo a distancia.
  • Un caso contrario es la autorización de créditos. El trabajo es analizar los expedientes de los clientes, verificar las referencias telefónicas y generar un reporte. Este ejemplo sí reúne las condiciones para Home Office.

En estos ejemplos es muy claro cuál trabajo sí se presta para Home Office.

Sin embargo, en medio de estos 2 casos extremos, hay bastantes en los que no está tan clara la posibilidad Home Office.

La única forma de saber si se puede hacer Home Office, es a través del ensayo de prueba y error.

Para el logro de los mejores resultados, y antes de iniciar Home Office, es necesario conocer qué condiciones debemos tener en la empresa.

A continuación, analizaremos los puntos básicos para poder iniciar este proceso, con la mayor certeza posible, para que esta transición sea exitosa.

PUNTOS BÁSICOS 

  1. Es importante tener claras la vocación, el mercado meta y los objetivos numéricos que la empresa necesita desarrollar, para diferenciarse, ser competitivos y estar en la preferencia de nuestros clientes.
  2. Tener un organigrama claro, que defina los departamentos y las responsabilidades que cumplir, para operar eficientemente y ser exitosos como empresa.
    • Hoy en día es muy importante evolucionar las funciones de las áreas.
    • Es necesario pasar de un sistema donde se establecen las actividades a realizar, a un sistema donde se establecen las responsabilidades a cumplir.
    • Muy pocos jefes dirigen sus departamentos con base en las responsabilidades a cumplir.
    • Este es un cambio importante y necesario, para que las organizaciones establezcan sistemas de trabajo en casa exitosos.
  3. Es importante tener indicadores, ya que éstos nos ayudan a medir y analizar el cumplimiento de las responsabilidades.
  4. Tener un presupuesto operativo, con el fin de seguir constantemente los resultados económicos, tanto de la empresa en global, como por departamento. Debemos considerar los ingresos y gastos, con el detalle de:
    • los costos operativos por área y
    • el costo de las estrategias de los departamentos.
  5. Establecer una supervisión periódica de resultados, grupal e individual, por parte del director hacia los departamentos. De igual manera, es recomendable usar la misma dinámica, por parte de los jefes de departamento, hacia sus colaboradores. Esto permite tener por área:
      • resultados operativos,
      • análisis de las causas de estos,
      • propuestas para corregir desviaciones en caso de existir,
      • acciones para reforzar los buenos resultados.
  6. Establecer claramente los elementos, costos, responsabilidades y condiciones especiales, en relación a:
    • Equipos,
    • Internet,
    • Uso de aplicaciones,
    • Fechas para revisiones,
    • Procesos,
    • Políticas,
    • Descripciones de puesto,
    • Presupuestos operativos,
    • Indicadores de desempeño,
    • Reglas:
      • horarios de trabajo,
      • tiempo de respuesta a solicitudes,
      • importancia de la presencia física en la ciudad donde están trabajando actualmente.

CONCLUSIÓN

Como todo en la vida, los términos absolutos no existen, sin embargo, las tendencias marcan el rumbo que toman estas mismas.

Es importante considerar para comenzar con Home Office, el implementar sistemas híbridos; con una parte del personal, físicamente en oficinas y, otra parte del personal, trabajando en casa de manera exitosa.

Esta es una gran opción para lograr la sustentabilidad de las empresas a lo largo del tiempo.

Autor José Ernesto López Ceniceros

REFERENCIAS

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